Тайм менеджмент управление временем архангельский. «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать» Глеб Архангельский. Ключевые области жизни

Отзывы (46)

Все гениальное просто или о пользе мехмата

Книгу покупала с некоей долей скептицизма, ибо прочла много западных опусов в оригинале на данную тему, а также всевозможных советов отечественных авторов, попадающих ко мне по различным дайджестовым подпискам на тему, что успевать жить поможет дорогое мироздание, стоит только поставить на письменном столе песочные часы и сплести из пакли славянскую куклу-филипповку, которая немедленно начнет выполнят функции секретаря-референта.

Скажу сразу, ничего нового автор не говорит, все мы приблизительно также и делаем, как прописано в советах данной книги. НО огромная заслуга автора заключается в обобщении и систематизации всех эти разрозненных приемов, которые в конечном счете позволяют читателю сформировать целую систему управлением времени.

Ценна также аргументация, которая позволяет использовать все предложенные способы осмысленно, то есть эффективно.

Очень радует, что нет привязки к каким-то конкретным инструментам, ежедневникам особого толка, программам и пр и др. Главное уловить суть, а далее автор делится примерами, у кого под рукой были картонки, у кого айфон. Хоть в скале вырубай напоминалки сущность от этого не изменяется.

Так что книга полезная, достаточно краткая, все написано по делу, приносит пользу и не вызывает сожаления о потраченных деньгах и времени.

Для меня планировать всю жизнь – скучновато. Но в этой книге есть кое-что важное и для моего мировосприятия: ОСВОБОЖДАТЬ свою жизнь от всего ненужного и попусту отнимающего время. И тратить освободившееся время на «родные» (какое верное слово) для себя цели, заниматься тем, что нравится! Это проще сказать, чем сделать. Но книжка просто под завязку набита опытом менеджеров, которые блестяще владеют навыками управления временем. У кого же учиться, как не у них... Не каждый сможет жить в ритме, предложенном автором, но подчерпнуть что-то полезное из книги смогут многие.

В первую очередь хотелось бы отметить структурированность материала, выделение в конце главы основных тезисов и графическое отображение данных – очень удобно и позволяет лучше воспринимать материал. Эпиграфы к главам тоже радуют. Примеры из практики являются хорошим подкреплением теории.

Образные сравнения («лягушки», «слоны», «метод швейцарского сыра») хорошо запоминаются, вносят элемент юмора и легко всплывают в памяти, при этом не забывается, что они означают.

Вообще, идея грамотного распределения времени актуальна и важна, с этим не поспоришь. Приятно осознавать, что некоторые вещи, описываемые в книге, ты уже делал и до этого, значит – не совсем пропащий для тайм-менеджмента человек.

Но применять все техники довольно сложно, например, у меня создалось впечатление, что проведение хронометража в течение 2 недель займёт уйму времени и сил, будет постоянно отвлекать. Хотя конечно ясно, что все эти старания нацелены на результат. Но человеческая лень – ужасное свойство, с которым очень тяжело бороться, в пору создавать лень-менеджмент. «Правила творческой лени» тоже очень оригинальны.

Основной минус, который я для себя выделила – опасность того, что в постоянном контроле за временем человек может просто потерять способность расслабиться, не думать о каждой минуте и соответствии графику и плану.

Ещё создаётся впечатление, что книгу нужно читать не всю сразу, а постепенно. Прочитать часть – внедрить эти методики, привыкнуть к ним, прочитать ещё – ещё внедрить. Кстати, слышала такое мнение и от знакомых.

В целом же, книга очень полезна, практична и при грамотном применении всех техник должна привести каждого к видимым результатам.

Тем, кто тонет в повседневной рутине, у кого падает самооценка из-за того, что куча вопросов так и остается нерешенными, сроки срываются, обещания сделать что-то не выполняются, книга позволит не только разгрести завалы, стать более организованным, научиться ценить свое и чужое время. Что еще важнее, автор призывает задуматься над тем, а нужно ли пытаться все успеть, ваши ли цели вы преследуете – возможно, в ущерб своим увлечениям, общению с друзьями и близкими, отдыху и здоровому сну, наконец. Чего вы хотите от жизни, к чему стремитесь, каковы ваши истинные ценности – на все эти вопросы очень непросто отвечать даже самому себе, но без познания себя не выбраться из круговорота суеты, отвлечений и соблазнов, навязываемых целей. Автор предлагает приемы не только для более эффективной организации повседневной работы, но и для освоения навыков самонаблюдения, самоанализа, осознанного проживания жизни.

Без ответов на важные вопросы о системе ценностей, о глобальных целях и смысле жизни приемы планирования времени лишены смысла – здорово, что автор без лишнего пафоса, спокойно, но убедительно доносит эту мысль.

Ещё 5 отзывов

Какого бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров.

Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

Тайм-менеджмент - это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.

Ритмичный отдых во время рабочего дня… первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, - ритмичность. Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени. Как правило, оптимальный режим - примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно - 10 минут через 1.5 часа.

Максимальное переключение» в отдыхе. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы.

Эффективный сон. Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна. Рекомендую найти и применять оптимальный именно для вас способ переключения в режим сна. Например, в последние полчаса-час перед сном - спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения и т.п. Занятие может быть каким угодно, главное, чтобы оно помогло вам разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный ритм.

Мотивация: как справляться с неприятными задачами. В психологии есть хорошее понятие «якорь». Это любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение, ритуал), связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием. При необходимости настройки на задачу мы «включаем» нужный материальный якорь - и вводим себя в соответствующее эмоциональное состояние.

Раскачка при выполнении сложных задач. Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки - наиболее простые, приятные и т.д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т.п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.

Уничтожение мелких неприятных дел. Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному клиенту; вызвать наконец сантехника; попросить шефа о повышении зарплаты и т.п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками»… … У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со съедения одной «лягушки», вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных «лягушек» вы не вспоминаете - они остались на следующие дни. И наоборот, если утром «лягушку» не съесть - она будет весь день маячить где-то на горизонте и отравлять жизнь.

Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее - тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента - «слонов».

Единственный способ побороть эту страсть к глобализации и все-таки «съесть слона» - разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».

Наконец, иногда полезно поместить себя в «местность смерти». Древние китайские полководцы говорили: «Чтобы гарантировать победу, помести солдат в местность смерти - сожги корабли». Например, дайте публичное обещание, как президент Франции Шарль де Голль, который вышел в приемную и во всеуслышание объявил: «С сегодняшнего дня я, генерал де Голль, бросаю курить».

Простой способ свести воедино всех ваших «слонов» и «лягушек», ежедневно мотивировать себя на выполнение нужных задач - завести таблицу регулярных дел.

Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей». Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе - покупаю следующую приятную вещь». Вы будете удивлены тем, насколько быстрее стали продвигаться ваши долгосрочные дела.

Попробуйте рассматривать себя не как «специалиста такого-то отдела» или «менеджера такой-то службы», забудьте на некоторое время о том, что вы - часть большой системы, зависящая от начальства, клиентов, множества правил и т.п. Посмотрите на себя как Персональную Корпорацию. ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те же элементы управления, что и у любой фирмы, например:
- личное стратегическое планирование; (У нас есть интересная статья о том, )
- постановка долгосрочных целей;
- маркетинг - изучение рынка труда;
- бухгалтерия-учет и планирование денег и т.д.

Стратегия успешного человека - это стратегия автономной корпорации, которая сама строит свою стратегию, заключает договоры с другими корпорациями (например, с вашей компанией-работодателем), активно планирует и осуществляет свое движение по жизни.

Попробуйте представить себе один день из вашей жизни через 3-5 лет. Пока не ограничивайте себя тем, что вы «должны», или что вы считаете «возможным». Лучше описать это видение будущего письменно, в форме эссе в 1-2 страницы размером. В этом эссе можно осветить примерно следующий круг вопросов:
- С чего начался ваш день?
- Самое яркое впечатление дня.
- Какие люди вас окружают, о чем они говорят?
- Как и над чем вы работали?
- Каких результатов достигли?
- Какие проблемы удалось решить?
- Как вы отдыхали?
- Главное событие дня.

Ежедневно нам внушают, чего должен хотеть «правильный» успешный человек. Хотя настоящие успешные люди начинали свой путь к успеху вовсе не с покупки пиджака от Армани. Для того чтобы управлять своей жизнью «проактивно», чтобы найти «родные» цели, нужно сначала отсеять эту шелуху, навязанные извне штампы.

Найти свои «родные» цели не всегда просто. Но это совершенно необходимо. Иначе вы потратите годы жизни на погоню за морковками, которые подвесил перед вами кто-то другой.

Ключевые области - это несколько (рекомендую 5-9) основных направлений деятельности. Это главные русла, в которых развивается ваша жизнь. Например:
- Личное развитие / Профессиональное развитие / Учеба/Образование.
- Семья / Дети / Родственники.
- Друзья / Знакомые / Профессиональное сообщество / Общественная деятельность.
- Хобби / Увлечения.
- Работа / Бизнес / Клиенты / Подчиненные Проекты.
- Спорт / Здоровье.
- Благосостояние / Карьера и т.д.

Теперь предстоит самое сложное и интересное - сформулировать собственно цели.

… так и управление жизнью. Полной уверенности нет, но управлять - нужно. Тем более что «тест-драйва» тут не дают. Жизнь - дорога с односторонним движением. Так что лучше заранее представлять, куда едешь, и главное - зачем.

Во-вторых, страшно привязывать цели к срокам. Приходится честно и реалистично смотреть на свою жизнь. И сталкиваться с неприятными истинами. Например, если я хочу стать таким-то директором к 40 годам, а не к 80, когда мне от жизни будут нужны только кресло-качалка и теплый плед, то английский язык мне нужно учить не «вообще», а «уже вчера».

В-третьих, страшно брать на себя ответственность. А вдруг не получится, а вдруг не смогу… Гораздо приятнее тешить себя мечтами о лучшей жизни, чем честно и ясно прописать - чего я хочу и собираюсь добиться. И честно признаться, что не достиг - если, конечно, не достигнешь.

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART - от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound - конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени.

Укладываться в сроки нетрудно - достаточно перестать себя зомбировать, убеждая в собственной якобы неорганизованности. И - начать планировать, грамотно и вдумчиво. Прямо сейчас, именно в сегодняшний день. Не «с понедельника». Приступим!

… сейчас мне придется все же высказать непреложную истину тайм-менеджмента: план дня должен быть.

Плохие новости: «десять электронных писем во «Входящих», пять стикеров на мониторе, пятнадцать «не забыть» в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке», - планом дня не являются. План дня должен быть в одном месте, и обязательно в письменном виде.

Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Но планы и нужны для ситуации, когда все меняется.

План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План - это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

Когда лучше планировать рабочий день? Классические ТМ-источники жестко настаивают - с вечера. На мой взгляд, в планировании с вечера либо с утра есть свои плюсы и минусы.

При планировании «гибких» задач, не привязанные к жесткому времени исполнения, рекомендую использовать простую технику - результато-ориентированный список. Например:

Обычно: Эффективнее:
- Созвониться с Ивановым - Дожать Иванова до заказа
- Переговорить с Петровым - Добыть у Петрова информацию
- Провести совещание - Дать толчок проекту

Используйте сильные, действенные глаголы и ясную формулировку результата. Казалось бы, формальности, «ведь я и так помню, о чем идет речь в записи «встретиться с Петровым», как говорят участники ТМ-тренингов. Но представлять результат в голове и письменно зафиксировать его в энергичных формулировках - две совершенно разные вещи.

После того, как результато-ориентированный список задач составлен, необходимо разметить его по приоритетности.

Приоритетные дела - то, что мы сделаем в первую очередь. Исходя из этого, наиболее приоритетными будут следующие типы дел:
- Безотлагательные-критически значимые для основных бизнес-процессов, жизненно важные.
- Уточняющие задачи - т.е. выполнение которых требует очень немного времени, но задает дальнейший порядок дня. «Узнать время презентации», «уточнить, необходима ли личная встреча или достаточно телефонного разговора» и т.п. Эти задачи нужно выполнить в первую очередь, планируя день.

Приоритезированный список задач фактически является гибким планом, т.к. хотя он и не привязывает задачи к жесткому времени исполнения, но диктует последовательность выполнения задач. Сначала - уточняющие, затем - жизненно важные, и напоследок, если останется время, - все остальные.

У специалистов по управлению проектами есть поговорка: «умножь бюджет проекта на два, длительность на три - получишь реальные цифры». Аналогично поступайте при планировании встреч - на все ваши первоначальные оценки времени накидывайте хотя бы 20%.

… принцип «информационной избыточности»: запасайтесь не только информацией, необходимой для осуществления планов, но и избыточной дополнительной информацией, которая поможет, если что- то пойдет не по плану.

Выполнять взятые на себя обязательства, не опаздывать на встречи, перезванивать именно тогда, когда обещал, - совершенно естественные «правила личной гигиены» для любого современного человека. Никому из нас не нужно объяснять, зачем ежедневно чистить зубы и принимать душ. То же самое касается и аккуратности в области времени.

Если бы меня попросили передать всю суть этой книги одной строчкой, я бы сказал так: «Тратьте ваше невосполнимое время на Главное».

Хочется многого: и успехов в работе, и счастья в личной жизни, и сходить в ресторан с друзьями, и почитать любимую книгу… Но «все-все-все» - не успеешь, приходится выбирать. Вся наша жизнь - непрерывный выбор. И лучше, если этот выбор будет делаться осознанно, а не «как придется».

Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, - расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это в частности означает - умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.

У американцев есть хорошее слово - «privacy», личное пространство. Еще мне нравится их выражение «it’s my life», «это моя жизнь» - в ответ на излишние расспросы или советы.

Естественно, будучи готовым и получать «нет» - без всяких эмоций и неудовольствий. Хорошие руководители знают поговорку: «Опираться можно только на то, что сопротивляется».

У военных тот же метод выражен еще проще: «Помни принцип ПВО: подожди выполнять - отменят». Так что первый вопрос, который следует себе задавать, получив любую задачу: нужно ли это делать вообще?

Самый главный вопрос в том, как тратить время на главное, - это вопрос расстановки приоритетов в списке долгосрочных целей. Невозможно одинаково интенсивно работать над десятком других долгосрочных целей одновременно.

Это не значит обязательно отказываться от каких-то целей навсегда. Но определить, какие цели для вас являются первоочередными на данный момент, - крайне важно.

Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения:
- Обеспечьте возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации. Например, выписывайте на закладку номера страниц и краткую суть важной для вас мысли автора.
- Применяйте сразу. Прочитали страницу - внедрите в практику, только после этого читайте следующую. Это в особенности касается книг по менеджменту и другим прикладным технологиям.
- Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Думаю, полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

Если привычный нам органайзер/ежедневник - это система решения задач, «место порядка» в личной работе, то творческая картотека - это «место хаоса», система решения проблем. Отличие в том, что проблема требует «вызревания». Картотека создает для такого вызревания нужный питательный бульон.

Основные принципы ведения картотеки:
- Материализация мыслей. Мысли можно материализовать на бумажных карточках, диктофонных записях, желтых заметках в Outlook. Мысль не материализованная - мысль потерянная.
- «Картотечность». Одной мысли - один материальный носитель. Благодаря этому мысли могут сталкиваться друг с другом во время регулярных просмотров «места хаоса».
- «Место хаоса» - мысли сначала попадают в общий накопитель, который регулярно просматривается. Очень важно не пытаться сразу рассортировать мысли по тематическим направлениям: вся суть творческой картотеки именно в свободном взаимодействии разнородных мыслей.

Есть такая управленческая поговорка: «Хочешь управлять - измерь». Она справедлива и в личной работе.

С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам:
- Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты? (Как правило, это около 20-30% рабочего времени: желательно довести этот процент до 60-70.)
- Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам? (В классическом тайм-менеджменте считается, что этот показатель не должен превышать 10%.)
- Какой процент времени я трачу на поглотители? (Показатель часто доходит до 50%, двумя-тремя неделями хронометража его удается снизить до 10-20%.)

Один из самых типичных поглотителей времени - время, проводимое в общественном транспорте или автомобиле.

Читайте либо слушайте аудиокниги.
- Отдыхайте - если действительно отдыхаете.
- Учитесь.
- Обдумывайте конкретный список вопросов.
- Делайте исходящие звонки.

Полезный конспект? Скачай!

(Пока оценок нету)

Тайм-менеджмент - это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.

Построение собственной системы тайм-менеджмента (ТМ)

Шаг 1. Отдых

Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки а, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы.

Владимир Маяковский выразил принцип максимального переключения в простом лозунге: «Товарищ, запомни правило простое: работаешь сидя - отдыхай стоя!»

Лень - это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. творческой лени просты.

Если уж лениться, то на 100 процентов, не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы и т. п. Чистая лень - это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.

Сознательно принимать решение: «Хочу лениться - и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.

Перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!

При соблюдении этих правил творческая лень станет неиссякаемым источником новых идей и решений. А также - прекрасным ом и восстановлением сил.

Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.

Что делать, когда на работе клонит в сон? Если не можете себе позволить полноценный дневной сон, то есть альтернативы:

Небольшой послеобеденный сон в автомобиле, если таковой у вас имеется. Не пожалейте на это 20–30 минут, они окупятся гораздо более высокой послеобеденной работоспособностью;

«микросон» 10–15 минут прямо на рабочем месте или где-то еще: в переговорной, в кресле в дальнем углу и т. п. Чтобы отключиться от внешних помех, можно надеть наушники с любимой музыкой.

Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» - не менее важно, чем его чисто арифметическое количество.

Шаг 2. Мотивация

Как втягиваться в работу, чтобы не тратить время на раскачку, разбирая мелочи и никак не находя в себе сил взяться за главное? В ии есть хорошее понятие «якорь». Это любая материальная привязка ( , цвет, слово, движение, ритуал), связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием.

Владелец сети бензозаправок, Киев. «Сложную интеллектуальную работу я делаю под музыку Джо Дассена. Объясню почему: лучше всего мне работалось в студенческие годы в общежитии. Молодой, сил много, параллельно два высших образования и еще работа… А магнитофонных кассет на все общежитие было четыре штуки, и все четыре - Джо Дассен. Вот так эта музыка стала «якорем», включающим энергетические ресурсы, как в молодости».

«Якоря» помогают легче переключиться с а на работу.

Следующий вопрос: как втянуться в выполнение задачи, если она достаточно сложна и энергоемка? Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки - наиболее простые, приятные и т. д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т. п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.

Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами - «промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду.

Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному клиенту; вызвать наконец сантехника; попросить шефа о повышении зарплаты и т. п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». Крупную неприятную задачу бывает легче решить, разбив ее на большое количество мелких «лягушек».

Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее, тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента - «слонов». Например: написание диссертации; разработка -плана региона; в доме; изучение языка; улучшение своей физической формы.

Единственный способ «съесть слона» - разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».

Простой способ свести воедино всех ваших «слонов» и «лягушек», ежедневно мотивировать себя на выполнение нужных задач - завести таблицу регулярных дел.

Слева выписаны все ваши ежедневные «бифштексы» и «лягушки». Справа вы ежедневно отмечаете их выполнение или невыполнение. Если какая-либо на сегодня не предполагалась - оставляйте пустое место. Если предполагалась, но не выполнена - ставьте прочерк. Если выполнена - ставьте галочку.

Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей». Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе - покупаю следующую приятную вещь». Вы будете удивлены тем, насколько быстрее стали продвигаться ваши долгосрочные дела.

Шаг 3. Цели

Попробуйте рассматривать себя не как «специалиста такого-то отдела» или «менеджера такой-то службы», забудьте на некоторое время о том, что вы - часть большой системы, зависящая от начальства, клиентов, множества правил и т. п. Посмотрите на себя как на Персональную Корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те же элементы управления, что и у любой фирмы, например: личное стратегическое планирование (постановка долгосрочных целей); (изучение рынка труда); личная (учет и планирование денег) и т. д.

Мы проактивно планируем будущее нашей «личной корпорации», выражаем свои мечты в форме долгосрочных целей. Не ждем милостей от природы, а берем их сами. Для этого нужно четко понимать, чего же мы хотим от жизни. Это далеко не так просто сделать, как кажется.

Попробуйте представить себе один день из вашей жизни через 3–5 лет. Пока не ограничивайте себя тем, что вы «должны» или что вы считаете «возможным». Лучше описать это видение будущего письменно, в форме эссе в 1–2 страницы размером.

Важно отличать «родные» цели (врач из небольшого города пишет о том, как создаст медицинский центр. Видно, что эта цель выстрадана, глубоко осмыслена, человек реально понимает, зачем это нужно людям и зачем это нужно ему) от «ксерокопии страницы глянцевого журнала» - навязанной цели («Выхожу из своего белоснежного «Порше», прихожу в свой белоснежный офис, менеджеры в белоснежных рубашках бегут выполнять мои ценные указания…») .

Следующим шагом попробуйте определить ваши базовые ценности, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели.

Следующий шаг - формулирование личной миссии. Кто-то из западных -консультантов хорошо сказал:

Цели - это то, что мы берем от жизни, завоевываем, получаем.

Миссия - то, что мы отдаем, приносим в этот мир.

Теперь полезно определить ключевые области вашей жизни. Например: личное ; семья; друзья; хобби; ; ; благосостояние и т. д. Ключевые области помогут нам не потеряться в хаосе дел и более точно поставить жизненные цели.

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART - от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound - конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени.

Например, не просто «я хочу занимать хорошую должность», а «хочу стать топ-менеджером в телекоммуникационной компании, с годовым доходом не менее … у.е., не позднее чем в ближайшие три года».

Шаг 4. Рабочий день

Непреложная истина тайм-менеджмента: план дня должен быть. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План - это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

Планировать день с вечера - хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и а, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.

Планировать день с утра - хорошо сочетается с решением «уточняющих задач»: согласованием (или подтверждением) времени встреч с контрагентами, раздачей поручений и уточняющей информации подчиненным и т. п. Удобно в менее предсказуемой деятельности, когда выше значимость «уточняющих задач».

Определите, какой из распространенных типов ежедневника больше вам подходит: с обзором недели - удобен для координации встреч и задач разных дней между собой - или с обзором дня - удобен при большом количестве задач на день.

Богатые возможности для улучшения планирования в ежедневнике дает такая простейшая вещь, как закладка. На ней можно:

Выписывать задачи, не привязанные жестко к конкретному дню, так, чтобы они всегда были перед глазами;

Держать список самых актуальных на данный момент контактов;

Выписывать «темы для размышления»: не задачи, требующие исполнения, а мысли, требующие .

Но самое полезное применение такой закладки - использовать ее как «стратегическую картонку»: выпишите на закладку в ежедневнике ваши долгосрочные цели. Такая «стратегическая картонка» будет постоянно напоминать о целях, и вы не утонете в текучке.

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:

«жесткие» встречи - привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»);

«гибкие» задачи - не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»);

«бюджетируемые» задачи - крупные приоритетные задачи, не имеющие жесткого срока исполнения, но требующие большого ресурса времени («подготовиться к презентации - 2 часа»).

Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня).

1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).

2. Выделите красным 2–3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.

3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи - привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, забюджетируйте это время.

4. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

Шаг 5. Планирование

У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» - линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.

Многие задачи практически невозможно привязать к жесткому времени исполнения. Возможность их выполнить связана с наличием нужного «кайроса», контекста, совокупности благоприятных обстоятельств.

Систему контекстного планирования можно наладить в любом обычном ежедневнике. Для этого нужно сделать следующее.

Выявить актуальные для вас контексты (как правило, достаточно 5–7).

Создать разделы в ежедневнике или категории в Outlook, соответствующие этим контекстам.

При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.

Другой способ управления «кайросовыми» задачами в ежедневнике - записывать их на стикеры и прикреплять на те дни, в которые вы предполагаете наступление «кайроса».

Любопытный пример. Про Александра Сергеевича Пушкина рассказывают, что, читая разгромную рецензию на какое-нибудь из своих произведений, он выписывал имя автора и название рецензии на бумажку, которую клал в специальную хрустальную вазу. Когда наступал «кайрос» «ехидное настроение», Пушкин доставал из вазы одну из таких бумажек и писал на автора рецензии эпиграмм у.

Для того чтобы держать все эти задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования.

1. День: задачи на сегодня - план дня в ежедневнике.

2. Неделя: среднесрочные задачи - выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.

3. Год: долгосрочные задачи - все прочие.

Нужен не жесткий план на период, а жесткие перемещения задач между разделами. А именно...

1. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Все «дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «День».

2. Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя».

Такая система позволяет:

С одной стороны, не загонять себя в рамки жесткого плана, не пытаться прописывать будущее слишком детально, составляя планы на неделю/месяц;

С другой стороны, не отдавать все «на волю волн», гарантировать себе, что нужная задача вспомнится в нужное время за счет регулярного просмотра разделов «Неделя» и «Год».

Шаг 6. Приоритеты

Если бы меня попросили передать всю суть этой книги одной строчкой, я бы сказал так: «Тратьте ваше невосполнимое время на Главное».

Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, - расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это, в частности, означает умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.

Я не говорю о том, что необходимо отказаться от взаимопомощи и умения работать в коллективе. Освоить искусство говорить «нет» - не означает стать человеком, от которого никогда не дождешься помощи, который теряет друзей и хороших знакомых. Иногда полезно и встретить родственников начальника, и помочь другу устроиться на работу. Но если этого по каким-то причинам не хочется делать - не бойтесь вежливо, но твердо отказывать.

Следующий способ освобождения времени для главного, приоритетного - купить чье-то время. Единственный способ это делать - делегирование задач, когда мы не тратим на выполнение задачи свое время, а покупаем, в буквальном или переносном смысле, чужое. Делегирование мы будем понимать широко: не только как передачу задачи подчиненному, но и передачу ее «по горизонтали» коллегам, покупку внешней услуги и т. п.

Важно понять, что приоритетность не существует сама по себе. У каждого из нас в голове есть своя система критериев. У разных людей и для разных задач эти критерии и их «весовые коэффициенты» различны. Понятия «лучше», «хуже» и «приоритетнее» существуют не сами по себе, а только в привязке к определенной системе критериев.

Интересно посмотреть на опыт аудиторов PricewaterhouseCoopers, для которых расстановка приоритетов особенно важна, поскольку каждый из них работает в условиях большого количества проектов и под руководством нескольких менеджеров, каждый из которых ставит свои задачи. На тренингах в разных группах была сформулирована примерно следующая система критериев.

1. Источник задачи и его настойчивость (уровень руководителя, поставившего задачу, и приоритетность задачи для него).

2. Вклад задачи в общий результат (цели компании, цели проекта).

3. Влияние на работу коллег «по горизонтали».

4. Срочность.

5. Собственный интерес к задаче.

6. Сложность, времязатратность (сложные задачи - в первую очередь).

7. Наличие в данный момент доступных ресурсов (информации и т. п.).

Определив сравнительную приоритетность долгосрочных целей, проанализируйте ваш ежедневник и определите, сколько примерно процентов времени в вашем еженедельном бюджете вы выделяете на каждую из этих целей. Часто оказывается, что расходы времени на разные цели совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени.

Шаг 7. Информация

Любой человек, желающий достичь успеха в наше время, не может обойтись без личной системы «информационного менеджмента». Эта система должна отвечать и на самые простые вопросы, например «как должны храниться документы на рабочем столе?», и на самые сложные, например «когда, как и чему учиться?», «что, как и зачем читать?», «как рождать гениальные идеи в ситуации неопределенности?».

Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения. Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения.

1. Обеспечьте себе возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.

2. Применяйте сразу. Прочитали страницу - внедрите в практику, только после этого читайте следующую.

3. Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Думаю, полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

Область ближайшего внимания, содержащую 7±2 объекта, «близко необходимых»;

Область далекого внимания - все остальное.

Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания - что-то обязательно удалите от него.

Это похоже на японскую систему управления складскими остатками «канбан». Вашему подразделению выделяется несколько квадратных метров склада, они обводятся хорошо заметной линией. Вы можете как угодно управлять вашими складскими остатками, но не имеете права выходить за эту линию и занимать больше квадратных метров, чем вам отведено .

Шаг 8. Поглотители

Хронометраж, учет и анализ расходов времени - инструменты для борьбы с поглотителями.

Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5–10 минут.

Мелкие прерывания и отвлечения (менее 5 минут) вы можете отмечать галочками на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты - и получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».

С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам.

Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты?

Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам?

Какой процент времени я трачу на поглотители?

Один из самых типичных поглотителей времени - общественный тран или автомобиль. Вот несколько способов оптимизации тран ного времени: читайте либо слушайте аудиокниги; айте - если действительно аете; выбирайте нестандартные маршруты и время; учитесь (например, учите язык); планируйте; делайте исходящие звонки и т. д.

Где брать время на внедрение в вашу практику техник тайм-менеджмента? Первое правило: используйте для этого любые «отходы времени». Например: в курилке, в пробке или во время ходьбы, в приемной руководителя и т. д. Второе правило: создайте четкий ритм повышения личной эффективности.

1. Ежедневно - одно маленькое разгребание завалов. Почты во «Входящих», бумаг в центре рабочего стола, задач с близким сроком выполнения в Outlook и т. п.

2. Еженедельно - внедрение новой техники управления временем. Провели тотальный хронометраж недели; выбросили все бумажки и завели ежедневник; придумали структуру папок для хранения файлов в «Моих документах» и т. д.

3. Ежеквартально - «дисциплинарная неделя». Живем правильно, не даем себе поблажек, выделяем полчаса в день на тайм-менеджмент.

И главное, помните: вложения времени в тайм-менеджмент - это не затраты, а .

Шаг 9. «ТМ-бацилла»

Как «заразить» ваших подчиненных «ТМ-бациллой»? Сначала нужно с помощью ТМ-бациллы задействовать внутренние, добровольные ресурсы, а лишь затем - внешние, ресурсы принуждения.

Первый шаг в стратегии добровольности - покажите личный пример. Действенность этого метода трудно переоценить. Предъявляйте, а не декларируйте организованность, пунктуальность, уважение к времени коллег и подчиненных.

Второй шаг - создайте мотивацию на применение ТМ-техник. Именно мотивацию (не путать со «стимулированием»): не систему наград и наказаний, а понимание, почему временем можно и нужно управлять.

Третий шаг - двигайтесь маленькими шагами, но ритмично. Предлагайте подчиненным новые техники регулярно, как минимум раз в неделю. Чем проще и понятнее эти техники будут - тем лучше.

Иногда во внедрении тайм-менеджмента не обойтись без административного ресурса. Как его лучше применять? Лучше меньше инструментов, но - обязательных. Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники».

И в заключение - главный принцип: посчитайте цену своего времени, цену времени подразделения. Постарайтесь выразить в деньгах. И боритесь за время не менее жестко, чем за деньги.

Тайм-менеджмент личных и семейных - дело непростое. Формальный план-график здесь вряд ли пропишешь. Нужно уметь договариваться. Предлагаю в качестве основы для таких договоренностей несколько простых принципов.

1. «Мы вместе» не значит «мы делаем одно и то же».

2. У каждого должно быть время для себя.

3. Принципы взаимо должны проговариваться в явном виде.

Я считаю, что учить тайм-менеджменту нужно как плаванию и чтению: чем раньше, тем лучше. Если не с детского сада, то как минимум с раннего или среднего школьного возраста.

Для студентов и старших школьников ничего специально изобретать не надо. Они, как правило, с большим интересом воспринимают именно «взрослые» технологии - «у меня все как у настоящих менеджеров». Для младшего школьного возраста необходимо внести больше элемента игры, разноцветности, азарта.

Самомотивация («слоны», «лягушки», «пряники» и т. д.) - промедление и откладывание важных задач в детском тайм-менеджменте обычно является ключевой проблемой;

Обзорная таблица ежедневных дел - как сказал один менеджер, теперь его сын не забывает, что кроме «погулять» и «посмотреть телевизор» существуют еще «сделать уроки» и «вынести мусор», и встречает его вечером так: «Папа, ура, я сегодня все успел!»;
планирование хороших оценок - с помощью обзорных таблиц.

Шаг 10. ТМ-манифест

Можно с пользой для себя применять «35 методов планирования дня» и «28 приемов самомотивации». Можно выйти на следующий уровень и наладить логичную и структурированную систему управления личным временем. И наконец - можно овладеть идеологией, проникнуться духом, прочувствовать фундаментальные принципы.

Большинство часто звучащих сомнений относительно тайм-менеджмента - например, «засушит и обесчеловечит», «повредит человеческим взаимо м», «несовместим с творчеством» - как раз предостережение об опасности техник, примененных без понимания духа методологии. Что ж, ножом можно порезаться, а вилкой - уколоться, но это не повод есть руками. Нужно просто учиться грамотно обращаться с инструментами. В том числе - с идеологиями и методологиями.

В основе идеологии тайм-менеджмента лежат простые факты и аксиомы.

Жизнь дана человеку один раз.

Время - это материал, из которого «сделана жизнь».

Время и поступки человека в нем - необратимы.

Управление временем - термин не вполне корректный (хотя и удобный), управлять временем нельзя. Организовывать время - можно. Под «организацией времени» предлагаю понимать весь комплекс вопросов о взаимо х человека и Времени, а именно...

1. Как идти быстро и грамотно, не переутомляясь в пути, - эффективность.

2. Куда идти, как выбирать цели - стратегия.

3. Зачем идти, как осознавать и «выкристаллизовывать» свои ценности - философия.

Кратко я бы выразил ТМ-идеологию следующим образом: «Вдумчиво и осмысленно использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами». Все остальное приложится - и техники, и их грамотное применение без перекосов и «вредных побочных эффектов».

Наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время. Жизнь человека подчинена различным ритмам, поэтому отдых также должен быть ритмичным. Например, 5 минут каждый час.

Во время отдыха отвлекитесь, чтобы лучше восстановить силы. Вместо того чтобы сидеть в интернете, прогуляйтесь или сделайте несколько упражнений.

Сделайте лень творческой. В периоды лени загрузите мозг информацией по важной для вас творческой теме и ленитесь на 100 %, не пытаясь решать проблемы и не мучаясь угрызениями совести.

Повысьте эффективность сна, засыпая и просыпаясь по режиму и оптимизируя его продолжительность. Наш сон состоит из нескольких циклов продолжительностью 1-1,5 часа. Когда длительность сна кратна длине цикла, просыпаться гораздо легче. Перед сном проветрите комнату, не наедайтесь и разгрузите мозг от дневных забот - погуляйте или почитайте художественную книгу.

Применяйте «микросон» в течение рабочего дня. Биоритмы человека имеют два подъёма и два спада в течение дня. Первый спад происходит в районе 13-15 часов, второй - вечером. Если отдохнуть 10-15 минут во время первого спада, работа пойдёт гораздо эффективнее.

Мотивация: как справляться с неприятными задачами

Чтобы быстрее выполнить сложные и неприятные задачи, научитесь настраиваться на них, используя «якоря», материальные привязки - музыку, цвета, ритуалы. Но не используйте «якорь», связанный с работой, на отдыхе.

Применяйте «метод швейцарского сыра» - выполняйте задачу не в логическом порядке, а в произвольном. Через некоторое время в «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем просто.

Разбейте задачу на несколько частей и поощряйте себя, закончив одну часть. Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку» - выполняйте простую, но неприятную задачу. Обычно такие задачи накапливаются и становятся проблемой. Если же решать одну из них каждое утро, то они быстро закончатся и обеспечат хорошее настроение на весь день.

Дробите «слонов» (крупные задачи) на «бифштексы» (части). Если задача огромна и невыполнима, разделите её на выполнимые части. Измеряйте затраты времени на выполнение «слоновых» задач. Фиксация количественного показателя подталкивает человека к действиям.

«Сожгите корабли» - создайте ситуацию, когда отказаться от какого-либо задания невозможно. Такие ситуации позволяют людям некоторых типов работать более эффективно.

Заведите таблицу ежедневных дел и отмечайте в ней выполненные задачи. Слишком большое количество пропусков по какому-либо пункту подаст вам тревожный сигнал и заставит сделать необходимое.

Сделайте календарик-пинарик. В верхней строке напишите цифрами прожитые годы, в нижней - будущие, а в строках таблицы - дни месяцев. Каждое утро, приступая к работе, зачёркивайте половину наступившего дня. Вечером - вторую половину. Это поможет вам почувствовать ход времени.

Цели: как приблизить мечты к реальности

Определите миссию, сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели. Вместо «реактивного» подхода - реакции на внешние обстоятельства, применяйте «проактивный» - выстраивайте жизнь по своему желанию, активно влияйте на события.

Чтобы определиться с целями, представьте, каким вы хотите видеть ваш день через несколько лет. Постарайтесь освободиться от навязанных штампов - дорогих машин, часов и прочих атрибутов, - если они не являются для вас реальной ценностью.

Определить ценности поможет «мемуарник». Записывайте в него главные события жизни. «Мемуарник» позволит вам сформировать список ключевых ценностей и побудит вас каждый день уделять несколько минут вопросу о Главном.

Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии. Что изменится в мире и останется после вас, когда всё закончится?

Ищите ваше призвание. Если миссию мы можем изменить, то призвание - нет. Призвание - это когда понимаешь, что, кроме тебя, эту телегу не вывезет никто. Им может быть не только революционное открытие, но и простая жизненная задача.

Выявите 5-7 ключевых областей вашей жизни, чтобы увидеть общую структуру и установить гармонию различных направлений деятельности. Карта ключевых областей похожа на дерево. Вместо хаоса мелких дел - ясные ветви с листьями-делами.

Начертите график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам, чтобы отслеживать, куда и как вы движетесь. Иногда сложно понять, чего хочется, но лучше немного ошибиться и впоследствии подкорректировать планы, чем через годы понять, что время прошло и ничего не достигнуто.

Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми с помощью техники SMART:

• S pecific - конкретные
• M easurable - измеримые
• A chievable - достижимые
• R ealistic - актуальные
• T ime-bound - ограниченные во времени

Чётко определите, чего вы хотите и в какие сроки, а затем выразите это в денежном эквиваленте.

Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире

Контекстное и среднесрочное планирование по методу «День - Неделя» поможет вам всегда уложиться в срок.

Задачам, которые сложно привязать к определённому времени, подойдёт контекстный подход. Для каждой такой задачи заведите отдельную страницу ежедневника или категорию задач в компьютеризированной системе планирования.

При командной работе удобны доски контекстного планирования, где в строках перечислены проекты, а в столбцах - участники команды. На их пересечении перечисляются задачи. Менеджер сразу увидит задачи, за которые отвечает подчинённый, и вопросы, которые необходимо обсудить.

Задачи с жёстким сроком исполнения эффективнее планировать на год, неделю и день, соблюдая правила перемещения задач между разделами. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Всё актуальное переносится в раздел «День». При планировании следующей недели просматривается раздел «Год».

Такой подход позволяет не загонять себя в жёсткие рамки и гарантирует, что нужная задача вспомнится во время просмотра разделов «Год» и «Неделя».

Раздел «Неделя» можно дополнить следующими инструментами планирования.

• Список задач на ближайшие несколько недель на отдельной странице ежедневника.
• Список задач на стикерах в специальном разделе ежедневника. Ежедневно просматривая раздел, переносите стикеры с «дозревшими» задачами в наступающий день в ежедневнике.
• Обзорный график регулярных задач.
• Доска планирования с задачами на ближайшие несколько недель.
• Планнинг со списком «гибких» задач на неделю рядом с «жёсткой» сеткой времени либо закладка с «гибкими» задачами.

«Долгосрочный» раздел - это «стратегическая картонка» со списком ключевых целей на ближайшие полгода-год. Она может содержать:

• план ключевых мероприятий на год;
• крайние сроки ключевых проектов;
• список небольших задач с далёким сроком исполнения, не попавших в контекстные разделы ежедневника;
• график дней рождения, памятных дат и т. п.

Аналогично принципу «День - Неделя» можно организовать работу сотрудников на доске планирования. Для этого в столбцах перечислите сотрудников, в строках - горизонты планирования, а на их пересечении - задачи.

Для контроля рутинных дел пригодится таблица, в строках которой перечислены эти дела, а в столбцах - время, за которое их нужно выполнить. На пересечениях отмечаются сделанные и несделанные дела. Пропуск такой задачи не играет большой роли, но большое количество пропусков сразу станет заметно.

Для выполнения долгосрочных задач определите, сколько времени в день на них уйдёт, и введите их в недельный план. Для этого возьмите общий объём работы, производительность труда, и вычислите, сколько всего времени уйдёт на задачу. Затем разделите это время на части и внедрите их в еженедельный план.

Планирование: как укладываться в сроки

Настройте личную систему планирования рабочего дня, используя «жёсткие» и «гибкие» задачи. Выделяйте 10 минут на создание полной картины задач на день. План дня должен быть собран в одном месте и обязательно в письменном виде. Формат и носитель выбирайте по вкусу. Главное - чтобы он вам действительно нравился, и к нему хотелось возвращаться.

В течение дня корректируйте план по обстоятельствам. Составленный план не догма, он нужен для переменчивых ситуаций.

Заведите «стратегическую картонку» с ключевыми долгосрочными целями. На этот же лист можно выписывать задачи, не привязанные к конкретному дню, чтобы они всегда были перед глазами; держать список актуальных контактов; выписывать «темы для размышления» и т. д.

В плане дня разделяйте «жёсткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи.

• «Жёсткие» - привязанные к конкретному моменту.
• «Гибкие» - не привязанные к точному времени.
• «Бюджетируемые» - крупные и важные задачи, отнимающие много времени, у которых нет жёстких сроков исполнения.

Планируйте сначала жёсткие, затем бюджетируемые, потом гибкие задачи.

Выделите 2-3 приоритетные задачи в списке и начните работу с них. К приоритетным делам относятся срочные и контролирующие работу подчинённых. Выполнение задач в таком порядке позволит сделать наиболее важные дела, даже если часть менее приоритетных задач останется невыполненной.

«Жёсткие» встречи планируйте с резервом времени. Согласовывайте с партнёрами точность, с которой надо приходить на встречу.

Запасайтесь избыточной информацией на случай, если всё пойдёт не по плану. Это позволит вам сэкономить время, если партнёр не встретит вас, записанный мобильный будет недоступен, а в аэропорту ночью не окажется ни одного такси.

Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное

Научитесь отсеивать лишние дела и выделять ключевые задачи. Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа», чтобы очистить жизнь от ненужных дел. Приучайте окружающих к твёрдому «нет» без объяснения причин.

Используйте «здоровый пофигизм» и откладывайте лишние дела на как можно более длительный срок. Часто до их выполнения дело просто не доходит.

«Покупайте» время, нанимая профессионалов. При этом можно не нанимать постоянных помощников, а ограничиться разовыми услугами.

Давая задания подчинённым, не вменяйте им в обязанность напоминать вам о них. Самостоятельно создавайте обзор задач и контролируйте их выполнение.

Используйте для приоритезации задач взвешенные оценки. Определите критерии и значимость каждого из них, чтобы в сумме они давали 100 %. Затем оцените задачу по каждому из критериев, умножьте оценки на значимость, сложите и получите итоговую оценку. Затем отсортируйте задачи по этим оценкам.

Информация: как управлять творческим хаосом

Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать её под контролем.

Читайте не менее одной серьёзной деловой или художественной книги в неделю. Скорочтение оставьте специалистам, имеющим дело с большими объёмами информации. Читайте меньше, да лучше.

Чаще возвращайтесь к ключевой информации - выписывайте номера страниц, мысли, делайте ксерокопии, рисуйте схемы.

Применяйте знания на практике, и только после этого начинайте читать следующую книгу.

В процессе чтения расставляйте приоритеты - лучше вдумчиво прочитать несколько ключевых глав, чем поверхностно пробежать всю книгу.

Отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ - старайтесь получать только нужную вам информацию. Записывайте передачи и смотрите их в удобное время и без рекламы, меньше времени проводите перед телевизором или в интернете.

Используйте электронную почту, которая не требует он-лайн присутствия. Вы можете написать, а адресат прочитать письмо в удобное время.

Освойте метод слепой десятипальцевой печати - вы начнёте писать быстро и сэкономите много времени.

Отключите оповещение о новой почте, которое отвлекает от текущих дел. Проверяйте почту 3-4 раза в день. Договоритесь с коллегами о чётком времени проверки. Настройте автоматическую сортировку электронной почты и уделяйте ей внимание в порядке приоритетности.

Используйте папки электронной почты как инструмент контроля «День - Неделя». Распределяйте письма по тематическим папкам и оставляйте во «Входящих» не более 15-20 самых важных посланий.

«Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса:

1. Создайте «место хаоса» - входящий накопитель, куда складываются все документы.
2. Очистите «место хаоса», выбрав самые легкоопределяемые типы документов, и рядом с местом хаоса начнёт формироваться «место порядка».

Заведите картотеку мыслей. Накопленные мысли могут сочетаться друг с другом и рождать новые. По мере развития каких-либо идей, выделяйте их в отдельные направления.

Организуйте информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека. Сознание может работать только с одним объектом, предсознание - с 5-9, подсознание - с бесконечным количеством. Если вы приблизили что-то к центру своего внимание, обязательно отдалите что-нибудь от него. Это позволит оптимально расходовать ваше внимание.

Выделите на рабочем столе область для 5-9 основных текущих задач, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День - Неделя». По завершении рабочего дня разложите документы из исходящего накопителя по тематическим папкам.

Поглотители: как найти резервы времени

Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать резервы времени. Проведите учёт вашего времени в течение 2-3 недель, чтобы понять, на что вы его расходуете. Примерно раз в час фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут. Мелкие перерывы отмечайте галочками на полях.

Сформируйте 2-3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике. Как только вы начнёте наглядно фиксировать количественный показатель, он станет изменяться в лучшую сторону.

Периодически проводите повторный хронометраж, чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени.

Типичный резерв - время в пути. Наполняйте транспортное и командировочное время полезными для вас делами.

Имейте план на случай технических форс-мажоров. Сломался компьютер - сделайте то, на что не хватало времени. И обязательно делайте резервные копии важных данных.

Проводите совещания более эффективно:

• определите формат совещания и не смешивайте разные форматы в рамках одного совещания;
• определите круг участников, лидера, направляющего ход дискуссии и принимающего решения, и секретаря, составляющего протокол;
• составьте список вопросов для обсуждения;
• определите длительность совещания и назначьте ответственного за время;
• организуйте обстановку, оборудование и рассылку информационных материалов;
• все вопросы, обсуждаемые на совещании, представьте в виде схем;
• зафиксируйте и разошлите принятые решения, чтобы вернуться к ним на следующем совещании.

Помните, что система управления временем требует постоянного совершенствования.

«ТМ-бацилла»: как донести ТМ-идею до окружающих

Мы не достигнем 100 % эффективности, если не скоординируем свой личный тайм-менеджмент с окружающими людьми. Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы они разумно использовали время. Посчитайте цену своего времени и боритесь за него не менее жёстко, чем за деньги.

Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показывайте их полезность для дела, а не комфортность для вас. Начните с инструментов, полезных и дешёвых для шефа. Представьте их «в деле», а не в теории. Ваша идея должна сама прийти в голову руководителю - это облегчит её принятие.

Убеждайте подчинённых в действенности тайм-менеджмента личным примером. Мотивируйте его применение - сотрудники должны понять, почему временем нужно и можно управлять. Регулярно предлагайте новые техники.

Внедряйте ТМ-техники постепенно, используя минимум инструментов. Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники». Опробуйте техники на одном сотруднике или подразделении, чтобы все увидели реальные плюсы и минусы.

Для внедрения тайм-менеджмента в личные отношения научитесь договариваться. Не пытайтесь навязать партнёру свои предпочтения, ищите компромиссы, позволяющие учесть вкусы обеих сторон.

Выделяйте время, чтобы восстановить свою энергию и работоспособность. Очевидное для вас порой не является таким для другого человека, поэтому чётко объясняйте или записывайте принципы взаимоотношений.

Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры, развивая в них «проактивный» подход к жизни.

ТМ-манифест: от инструмента к идеологии

Применение техник тайм-менеджмента без понимания идеологии позволит вам использовать лишь небольшую часть их возможностей. Но поняв идеологию ТМ, вы научитесь управлять личным временем и выйдете на новый уровень.

Тайм-менеджмент - многоуровневая система, способная менять ценности человека. От технического управления временем вы перейдёте к размышлениям о своих целях и приоритетах.

Аксиомы тайм-менеджмента:

• у вас всегда есть свобода выбора;
• только вы несёте ответственность за свои поступки и выбор;
• без постоянного развития вы просто амёба.

Даже небольшие действия изменяют мир к лучшему. Развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливайтесь.